Psst, innan vi startar! Här kan du ladda ned kostnadsfri fakturamall, affärsplansmall, kvittomall och mall för reseräkning.
Okej, till ämnet. Många företag tappar affärer som redan är på väg in – helt enkelt för att uppföljningen inte fungerar.
Du får ett mejl från någon som är intresserad. Ni pratar och du lovar att återkomma med en offert. Sedan kommer ett kundmöte emellan. Telefonen ringer. Någon annan behöver något akut. Tre veckor senare hittar du mejlet igen.
Känner du igen dig?
När ditt företag är litet fungerar det ofta utmärkt att hålla kunder och affärer i huvudet, inkorgen, kalendern och kanske i ett Excelark. Men ju fler kunder och förfrågningar du får, desto större blir risken att något faller mellan stolarna.
Då är lösningen inte nödvändigtvis att lägga mer pengar på att hitta nya kunder. Börja med att bli bättre på att ta hand om dem som redan har hittat dig. Här är sex smarta sätt att täppa till hålen i din säljprocess. (Spoiler Alert! Allt blir mycket enklare med rätt system för tidrapportering och med ett riktigt bra CRM.
Steg 1. Samla alla potentiella affärer på ett ställe
Första steget är nästan löjligt enkelt: sluta hantera potentiella affärer på olika ställen. Du kanske pratar med ett lead via mejlen. Ett annat via anteckningarna i mobilen. En tredje potentiell kund har du lovat att ringa ”någon gång nästa vecka”.
Lösning: Skapa ett gemensamt kundregister där du direkt kan se vem kunden är, vad ni har pratat om och var ni befinner er i säljprocessen.
Har du bara ett fåtal kunder kan ett enkelt kundregister i din ekonomiplattform räcka långt (det kan du testa gratis hos Spiris här).
Har du fler kunder och en längre säljprocess är det dags att titta på ett riktigt säljstöd eller CRM – här kan du testa ett gratis hos Spiris.
Steg 2. Bygg en enkel säljtavla
Nästa steg är att göra försäljningen synlig. Du ska helst kunna öppna en vy och på några sekunder förstå vilka affärer som är på gång. Det behöver inte vara komplicerat. Din säljtavla kan exempelvis bestå av:
- Ny kontakt – någon har visat intresse.
- Kontaktad – första dialogen är tagen.
- Offert skickad – nu väntar du på besked.
- Uppföljning – kunden behöver bearbetas vidare.
- Vunnen affär – dags att gå från försäljning till leverans.
- Förlorad affär – inte den här gången. Hur ska du följa upp inför framtiden?
Poängen är inte exakt vilka steg du använder. Det viktigaste är att varje potentiell affär alltid ska ha en tydlig plats och ett tydligt nästa steg.
Steg 3. Bestäm nästa aktivitet – direkt
Här gör många småföretagare fel. Du kanske har haft ett bra samtal med en potentiell kund. Kunden säger: ”Det här låter intressant, hör av dig efter sommaren.” Sedan går sommaren och till hösten har du tankarna på annat…
Gör det därför till en vana att aldrig lämna en potentiell affär utan nästa konkreta aktivitet. Ska du ringa på torsdag? Skicka offert på måndag? Följa upp om två veckor? Lägg in det direkt i ditt system.
Med ett digitalt säljstöd kan du samla aktiviteter, anteckningar och uppföljningar på kunden och få påminnelser när det är dags att agera. Då behöver ditt minne inte längre vara företagets CRM-system.
Steg 4. Ta reda på vad affärerna är värda
Alla potentiella kunder kommer förstås inte att bli betalande kunder. Men – om du har koll på värdet och sannolikheten för varje affär får du något som är minst lika viktigt som ordning: en bild av vad du faktiskt har på gång.
Säg att du har offerter och pågående dialoger värda 500 000 kronor. Några är nästan klara, medan andra fortfarande befinner sig i ett tidigt skede. Genom att uppskatta sannolikheten för respektive affär kan du börja se värdet på din verkliga säljpipe – och vilka affärer du framför allt bör lägga tid på.
Plötsligt blir försäljningen något du kan styra istället för något du hoppas ska hända. Dessutom blir det mycket enklare att lägga en vettig budget.
Tips! Så kan du använda Google för att få fler affärer – läs här!
Steg 5. Gör efterarbetet rätt – glöm inte fakturera!
Du har fått ett ja. Grattis! Men säljprocessen slutar inte där. Nu ska det du har sålt levereras, kanske tidrapporteras – och framför allt faktureras. Ju fler manuella överlämningar du har mellan olika system, desto större blir risken för både mer administration och missar.
Det smartaste är därför att tänka på hela kundresan som ett sammanhängande flöde. Tänk…
Kontakt → offert → affär → leverans → faktura → betalning.
Här är det en stor fördel om säljstödet hänger ihop med företagets ekonomisystem. När en vunnen affär kan följa med vidare genom systemet slipper du mata in samma kund och information flera gånger.
Steg 6. Bygg en lösning som fungerar även när ni blir fler
Det är inte så svårt att hålla koll på fem kunder. Men vad händer när det blir 20, 50 eller 100?
Vi lovar – det är nu problemen med ett hemmabyggt system börjar märkas. Olika personer har information om samma kund, någon glömmer att följa upp och ingen har riktigt hela bilden.
Ställ de här frågorna till dig själv:
- Vet jag exakt vilka potentiella affärer vi har just nu?
- Vet jag vem som ska följas upp – och när?
- Kan någon annan ta över en kund utan att fråga mig om allt?
- Kan jag se ungefär hur mycket vår säljpipe är värd?
- Hänger kund, försäljning och fakturering ihop?
Svarar du nej på flera av frågorna är det förmodligen dags att bygga ett bättre system – innan du lägger ännu mer kraft på att fylla på med nya leads.
Så kan du samla kundresan hos Spiris
Det finns förstås många sätt att bygga upp en fungerande säljprocess. Ett alternativ är Spiris ekonomiplattform (testa gratis här), där du kan börja med det du behöver idag och bygga på när företaget växer.
För det mindre företaget kan kundregistret i Bokföring & Fakturering vara tillräckligt för att samla kunduppgifter och få ordning på faktureringen.
Har du en större kundbas och behöver hålla koll på fler affärer kan du bygga vidare med Spiris Tid & Projektplanering med CRM (prova gratis här). Där kan du bland annat arbeta med en visuell säljtavla, samla aktiviteter och kundinformation och hålla koll på affärsmöjligheter genom olika delar av säljprocessen.
När affären sedan är vunnen finns dessutom ekonomin i samma ekonomiplattform. Nice! Idén är enkel: informationen ska följa kunden istället för att du ska flytta den mellan olika lappar, Excelark och system.
För målet är trots allt inte att administrera fler kunder. Det är att göra fler av dem till affärer.
Om Spiris
Att driva företag med Spiris är enkelt. Spiris är den flexibla ekonomiplattformen. Allt finns samlat och automatiserat med smarta funktioner – från bokföring till fakturering och lön. Det ger dig tid till att fokusera på rätt saker. Det vill säga att starta, driva och utveckla din företagsdröm utan krånglig administration. Läs mer på Spiris.se.
