Psst, innan vi startar! Här kan du ladda ned kostnadsfri fakturamall, affärsplansmall, kvittomall och mall för reseräkning.

Okej, till ämnet. Många företag tappar affärer som redan är på väg in – helt enkelt för att uppföljningen inte fungerar. 

Du får ett mejl från någon som är intresserad. Ni pratar och du lovar att återkomma med en offert. Sedan kommer ett kundmöte emellan. Telefonen ringer. Någon annan behöver något akut. Tre veckor senare hittar du mejlet igen.

Känner du igen dig?

När ditt företag är litet fungerar det ofta utmärkt att hålla kunder och affärer i huvudet, inkorgen, kalendern och kanske i ett Excelark. Men ju fler kunder och förfrågningar du får, desto större blir risken att något faller mellan stolarna.

Då är lösningen inte nödvändigtvis att lägga mer pengar på att hitta nya kunder. Börja med att bli bättre på att ta hand om dem som redan har hittat dig. Här är sex smarta sätt att täppa till hålen i din säljprocess. (Spoiler Alert! Allt blir mycket enklare med rätt system för tidrapportering och med ett riktigt bra CRM. 

Steg 1. Samla alla potentiella affärer på ett ställe

Första steget är nästan löjligt enkelt: sluta hantera potentiella affärer på olika ställen. Du kanske pratar med ett lead via mejlen. Ett annat via anteckningarna i mobilen. En tredje potentiell kund har du lovat att ringa ”någon gång nästa vecka”.

Lösning: Skapa ett gemensamt kundregister där du direkt kan se vem kunden är, vad ni har pratat om och var ni befinner er i säljprocessen.

Har du bara ett fåtal kunder kan ett enkelt kundregister i din ekonomiplattform räcka långt (det kan du testa gratis hos Spiris här).

Har du fler kunder och en längre säljprocess är det dags att titta på ett riktigt säljstöd eller CRM – här kan du testa ett gratis hos Spiris.

Steg 2. Bygg en enkel säljtavla

Nästa steg är att göra försäljningen synlig. Du ska helst kunna öppna en vy och på några sekunder förstå vilka affärer som är på gång. Det behöver inte vara komplicerat. Din säljtavla kan exempelvis bestå av:

• Ny kontakt – någon har visat intresse.
• Kontaktad – första dialogen är tagen.
• Offert skickad – nu väntar du på besked.
• Uppföljning – kunden behöver bearbetas vidare.
• Vunnen affär – dags att gå från försäljning till leverans.
• Förlorad affär – inte den här gången. Hur ska du följa upp inför framtiden?

Poängen är inte exakt vilka steg du använder. Det viktigaste är att varje potentiell affär alltid ska ha en tydlig plats och ett tydligt nästa steg.

Steg 3. Bestäm nästa aktivitet – direkt

Här gör många småföretagare fel. Du kanske har haft ett bra samtal med en potentiell kund. Kunden säger: ”Det här låter intressant, hör av dig efter sommaren.” Sedan går sommaren och till hösten har du tankarna på annat…

Gör det därför till en vana att aldrig lämna en potentiell affär utan nästa konkreta aktivitet. Ska du ringa på torsdag? Skicka offert på måndag? Följa upp om två veckor? Lägg in det direkt i ditt system.

Med ett digitalt säljstöd kan du samla aktiviteter, anteckningar och uppföljningar på kunden och få påminnelser när det är dags att agera. Då behöver ditt minne inte längre vara företagets CRM-system.

Steg 4. Ta reda på vad affärerna är värda

Alla potentiella kunder kommer förstås inte att bli betalande kunder. Men – om du har koll på värdet och sannolikheten för varje affär får du något som är minst lika viktigt som ordning: en bild av vad du faktiskt har på gång.

Säg att du har offerter och pågående dialoger värda 500 000 kronor. Några är nästan klara, medan andra fortfarande befinner sig i ett tidigt skede. Genom att uppskatta sannolikheten för respektive affär kan du börja se värdet på din verkliga säljpipe – och vilka affärer du framför allt bör lägga tid på.

Plötsligt blir försäljningen något du kan styra istället för något du hoppas ska hända. Dessutom blir det mycket enklare att lägga en vettig budget.

Tips! Så kan du använda Google för att få fler affärer – läs här!

Steg 5. Gör efterarbetet rätt – glöm inte fakturera!

Du har fått ett ja. Grattis! Men säljprocessen slutar inte där. Nu ska det du har sålt levereras, kanske tidrapporteras – och framför allt faktureras. Ju fler manuella överlämningar du har mellan olika system, desto större blir risken för både mer administration och missar.

Det smartaste är därför att tänka på hela kundresan som ett sammanhängande flöde. Tänk…

Kontakt → offert → affär → leverans → faktura → betalning.

Här är det en stor fördel om säljstödet hänger ihop med företagets ekonomisystem. När en vunnen affär kan följa med vidare genom systemet slipper du mata in samma kund och information flera gånger.

Steg 6. Bygg en lösning som fungerar även när ni blir fler

Det är inte så svårt att hålla koll på fem kunder. Men vad händer när det blir 20, 50 eller 100?

Vi lovar – det är nu problemen med ett hemmabyggt system börjar märkas. Olika personer har information om samma kund, någon glömmer att följa upp och ingen har riktigt hela bilden.

Ställ de här frågorna till dig själv:

• Vet jag exakt vilka potentiella affärer vi har just nu?
• Vet jag vem som ska följas upp – och när?
• Kan någon annan ta över en kund utan att fråga mig om allt?
• Kan jag se ungefär hur mycket vår säljpipe är värd?
• Hänger kund, försäljning och fakturering ihop?

Svarar du nej på flera av frågorna är det förmodligen dags att bygga ett bättre system – innan du lägger ännu mer kraft på att fylla på med nya leads.

Så kan du samla kundresan hos Spiris

Det finns förstås många sätt att bygga upp en fungerande säljprocess. Ett alternativ är Spiris ekonomiplattform (testa gratis här), där du kan börja med det du behöver idag och bygga på när företaget växer.

För det mindre företaget kan kundregistret i Bokföring & Fakturering vara tillräckligt för att samla kunduppgifter och få ordning på faktureringen.

Har du en större kundbas och behöver hålla koll på fler affärer kan du bygga vidare med Spiris Tid & Projektplanering med CRM (prova gratis här). Där kan du bland annat arbeta med en visuell säljtavla, samla aktiviteter och kundinformation och hålla koll på affärsmöjligheter genom olika delar av säljprocessen.

När affären sedan är vunnen finns dessutom ekonomin i samma ekonomiplattform. Nice! Idén är enkel: informationen ska följa kunden istället för att du ska flytta den mellan olika lappar, Excelark och system.

För målet är trots allt inte att administrera fler kunder. Det är att göra fler av dem till affärer.

Om Spiris
Att driva företag med Spiris är enkelt. Spiris är den flexibla ekonomiplattformen. Allt finns samlat och automatiserat med smarta funktioner – från bokföring till fakturering och lön. Det ger dig tid till att fokusera på rätt saker. Det vill säga att starta, driva och utveckla din företagsdröm utan krånglig administration. Läs mer på Spiris.se.

I den här guiden går vi igenom grunderna i bokföring, hur du bokför i praktiken, varför du behöver ett bokföringsprogram och när det kan vara smart att ta hjälp.

1. Vad bokföring egentligen är

Bokföring betyder att du registrerar alla ekonomiska händelser i företaget. Det är allt från fakturor och kvitton till skatter, lön och inköp.

En ekonomisk händelse kan exempelvis vara:

• En kund som betalar dig
• Ett inköp du gör
• En faktura du får
• Ett eget uttag eller insättning (i enskild firma)
• Skatter och moms som ska betalas

Varje händelse behöver ett underlag: kvitto, faktura eller annan dokumentation.

Bokföring är alltså bara ett sätt att hålla ordning – inte något mystiskt och krångligt (i alla fall inte med rätt bokföringsprogram).

Tips från Spiris: Visste du om att du som nystartad företagare kan bokföra gratis i Spiris - i 6 månader! Och du behöver inte kunna bokföring för att komma igång. I Spiris sköts det mesta automatiskt. Läs mer här.

2. Varför du måste bokföra

Alla företagare måste bokföra enligt lag, oavsett bolagsform. Det finns tre skäl till varför bokföring är viktigt: 

• Lagkrav: Du måste kunna visa Skatteverket hur du sköter ekonomin.
• Koll: Du ser om du går med vinst eller förlust och slipper obehagliga överraskningar.
• Beslutsunderlag: Du får bättre underlag för prissättning, budget och investeringar.

För aktiebolag är bokföringen dessutom grunden för årsredovisningen, medan enskilda firmor lämnar NE-bilagan i deklarationen.

Här kan du se videon där Hilda från vår partner Spiris delar sina tre viktigaste ekonomitips för dig som ska starta eget.

3. Detta måste bokföras – alltid

Här är de vanligaste sakerna nya företagare behöver bokföra:

• Intäkter: Fakturor, Swish-betalningar, försäljning i butik eller online.
• Kostnader: Inköp, abonnemang, hyror, program.
• Skatter och avgifter: Moms, preliminärskatt, arbetsgivaravgifter.
• Lön: Utbetalad lön från aktiebolag.
• Eget uttag / egen insättning: I enskild firma.
• Tillgångar: Maskiner, datorer, inventarier.
• Kvittounderlag: Alla kvitton måste sparas enligt lag.

Viktigt: Den nya kvittolagen från 2025 innebär att alla kvitton kan sparas digitalt (äntligen!), även om du fått dem på papper. Ett bra bokföringsprogram sköter detta automatiskt genom en smart kvittoapp.

Tips från Spiris: Vill du också starta aktiebolag snabbt och enkelt? Skaffa ett lagerbolag. När du blir kund hos oss, får du ett på köpet. Läs mer här.

4. Så fungerar bokföring i praktiken (steg för steg)

Det är här många tror att bokföring blir svårt. Men gör du det enkelt, så är det enkelt. Här är grunderna:

1. Samla alla kvitton och fakturor digitalt

Du ska inte spara kvitton och fakturor löst – de ska in i systemet.
Ett bra bokföringsprogram kan både ta emot digitala fakturor och enkelt scanna in kvitton och fysiska fakturor – så att du samlar allt i programmet direkt.

2. Registrera varje händelse i ditt bokföringsprogram

Du bokför en händelse genom att ange:

• Vad som hänt
• Belopp
• Datum
• Underlag
• Konto (programmen hjälper dig välja rätt)

Det är mycket enklare än det låter – bokföringsprogrammet läser av underlaget och föreslår hur det ska bokföras. Ditt jobb är oftast att godkänna att allt se ok ut!

3. Matcha bokföringen mot bankkontot

Bankhändelser måste stämma med bokföringen.
De flesta program har bankkoppling som gör matchningen enkel.

Tips från Nordea: För att bokföringen ska fungera behöver du ett företagskonto. Här får du hjälp att skaffa ett snabbt och smidigt.

4. Redovisa moms

Hur ofta du redovisar beror på omsättning och om du valt:

• Månadsvis
• Kvartalsvis
• Årligen

Ett bokföringsprogram räknar ut momsen åt dig och skapar rapporter som kan skickas direkt till Skatteverket.

Tips! Med vår enkla kalkyl kan du räkna ut vilken moms det blir – både framlänges och baklänges. Se vår momskalkyl här.

5. Avsluta perioden

En “period” i bokföringen är ofta en månad (många företag redovisar moms varje månad eller kvartal, och då 'stänger man' den perioden) Att avsluta perioden betyder i praktiken att du:

• Bokfört alla händelser för månaden
• Matchat bankkontot
• Säkrat att alla kvitton finns digitalt
• Kontrollerat att momsen stämmer

Du gör alltså ett månadsslut, inte ett avancerat bokslut. Det gäller alla företag, oavsett bolagsform.

Bokslut och årsredovisning – vem måste göra vad?

Enskild firma

• Gör ett förenklat bokslut (del av din privata deklaration med NE-bilaga)
• Du skickar inte in en årsredovisning
• Du skickar inget till Bolagsverket

Aktiebolag

• Måste göra bokslut varje år
• Måste upprätta en årsredovisning
• Måste skicka in årsredovisningen till Bolagsverket

En enkel tumregel

Månadssvis: gör bokföringen och stäm av.

Årsvis: gör bokslut (EF) eller årsredovisning (AB).

Tips från Spiris: Låt inte ekonomin komma emellan. Här är ekonomiplattformen för dig som vill driva eget utan att fastna i krånglig administration.

5. Du får inte bokföra i Excel

Excel räknas inte som ett godkänt bokföringsprogram eftersom:

• Du kan ändra siffror i efterhand
• Det saknar spårbarhet
• Det saknar säkerhetsfunktioner
• Det uppfyller inte bokföringslagens krav

Ett bra bokföringsprogram ger dig:

• Automatiska konton för intäkter, kostnader och moms
• Bankkoppling som minskar fel
• Automatiska rapporter (moms, resultat, balans)
• Digital arkivering av kvitton
• Mindre risk att missa viktiga steg

Det är helt enkelt svårt att göra fel när du använder ett bra program – och väldigt lätt att göra fel utan.

Tips! Vill du verkligen ta stora kliv och bygga ditt drömföretag? Gör som 1 000-tals andra företagare, bli medlem i Driva Eget Plus. Testa gratis här.

6. Alternativet: ta hjälp av en redovisningsbyrå

Du måste inte göra bokföringen själv.
En del företagare använder en redovisningsbyrå när företaget växer – men för många är det smart att lära sig grunderna först med ett bra bokföringsprogram (dessutom är det ett smart sätt att spara pengar i början)

En byrå kan hjälpa dig med:

• Löpande bokföring
• Moms
• Bokslut
• Årsredovisning
• Rådgivning

Fördelarna är att du spar tid, slipper misstag och kan fokusera på att sälja och leverera. Nackdelen är förstås kostnaden – men för en del är det värt det.

7. Vanliga bokföringsmisstag nya företagare gör

Här är felen vi ofta ser (och som du enkelt kan undvika):

• Sparar inte kvitton direkt i en kvittoapp (och får massor att göra inför 'avslut').
• Bokför för sent så att kvitton försvinner och du glömmer vad som hänt.
• Blandar privata och företagets pengar/underlag.
• Missar momsredovisning (nästan omöjligt med rätt program).
• Stämmer inte av kontot periodvis
• Försöker bokföra i Excel.

Undviker du detta och använder ett bra bokföringsprogram är det nästan omöjligt att göra fel.

Tips från Spiris: Har du frågor om att starta eget? Snacka med oss allt mellan himmel och jord, så länge det rör företagande. Boka gratis rådgivning här.

Sammanfattning – fem saker du ska komma ihåg om bokföring

1. Bokföring betyder att registrera allt som händer i företaget.
2. Du måste bokföra – det är lagkrav och ger ekonomisk kontroll.
3. Använd alltid ett bokföringsprogram, aldrig Excel.
4. Spara alla kvitton digitalt (nya kvittolagen från 2025).
5. Ta hjälp av byrå om du vill slippa administration och minska risken för fel.

Psst! Vill du verkligen ta stora kliv och bygga ditt drömföretag? Gör som 1 000-tals andra företagare, bli medlem i Driva Eget Plus. Testa gratis här.

Tips! Här hittar du alla delar i Starta Eget-skolan. Bokmärk och kom tillbaka när det är dags för nästa steg.