Så lyckas du med onlinemöten – expertens bästa tips
Effektiva och kreativa onlinemöten skapas inte av sig själva. Här går vi igenom de viktigaste stegen för att få till smarta och fokuserade onlinemöten – tillsammans med Jessica Levin från Tele2.
Sedan 2011 har Tele2 Företag gjort en undersökning om digitaliseringen på svenska företag. I årets undersökning har man med hjälp av SIFO undersökt svenskarnas inställning till distansarbete både innan och under Corona.
I april 2020 jobbade 57 % på distans i någon form, vilket är en ökning med nästan 400 % sedan februari då 15 % uppgav att de gjorde det. 32 % arbetar hemifrån på heltid under Corona, vilket bara 2% gjorde i februari. 4 av 10 säger att de kommer att jobba mer på distans när de får återgå till sina kontor igen.
Detta ger helt nya utmaningar för mindre företag där både medarbetare och kunder vill träffas online.
Jessica Levin är direktör för SME (små och medelstora företag) på Tele2 och expert på hur du får kommunikationen att fungera när många jobbar hemma. Hon har massor med tips på hur du får onlinemöten, och teamkänslan, att fungera på distans.
Läs mer:Här är de bästa lösningarna för effektivt distansarbete.
Vilken typ av möten fungerar på distans?
– Nästan alla möten fungerar online och på distans, menar Jessica. Både de mer seriösa och jobbrelaterade men också, vilket är extra viktigt i dessa tider, de sociala mötena med kollegor och med familj och vänner.
Många företag skapar nu digitala sätt att umgås för att bygga teamet när många jobbar hemifrån.
– Satsa gärna lite extra på teamkänslan genom till exempel Team online AW och Team online lunch, och komplettera gärna med Walk and Talks så att medarbetarna kommer ut och rör på sig och inte stirrar på skärmen hela dagen, tipsar Jessica.
–Varför inte kombinera Walks and Talks med en stegtävling som gör att att medarbetare kommer ut, samtidigt som ni kan ha kreativa gående möten, fortsätter hon.
Läs också:Optimala videomöten i 8 steg – här är checklistan.
Hur ska jag bete mig i ett onlinemöte?
Du har säkert varit med om onlinemöten där deltagarna, minst sagt, har dålig “onlinemötes-disciplin”. Flackande blickar, störande bakgrunder och dåligt ljud. Jessica har en strategi för hur du som mötesdeltagare får allas engagemang i ett onlinemöte.
- Ha alltid kameran på (det ger en mycket bättre närvarokänsla) och titta helst in i kameran. De flesta tittar på de andra deltagarna, vilket ger en opersonlig upplevelse av dig.
- Undvik störande bakgrund som kan distrahera övriga mötesdeltagare.
- Ha koll på när du bör muta dig och unmuta dig. Best Practice är att du mutar dig när du inte pratar, speciellt om du har störande bakgrundsljud.
- Visa respekt för övriga deltagare genom att inte hamra på tangentbordet på din dator eller pilla på din telefon samtidigt som du deltar i ett videomöte.
- Le gärna och se glad ut mot dina möteskollegor.
- Det är en bonus om det går att ha koll på ljuset i rummet också. Undvik att sitta direkt vid fönstret då det ofta skuggar ditt ansikte.
Läs mer: 10 sätt att skapa bättre digitala möten.
Få deltagarna att känna sig delaktiga i onlinemötet
Ett bra sätt att få alla engagerade i ett onlinemöte är att, i början av mötet, göra en “laget runt”. Då får även de tystlåtna medarbetarna chansen att säga hur de mår, vad de jobbar med just nu och vilka utmaningar de har.
Ha som standard att göra en “laget runt” när beslut ska tas och när viktiga frågor ska diskuteras, för att säkerställa att alla kommer till tals. Digitalt är det extra viktigt, det är lätt att gömma sig bakom en skärm.
Ett annat sätt att engagera medarbetarna i ett onlinemöte är att ge deltagarna olika mötesroller. Ordförande, sekreterare eller teknikansvarig. Vilka roller behöver ditt onlinemöte? Ett digitalt möte ger ju också helt andra tekniska möjligheter än ett fysisk möte. Ni kan till exempel spela in mötet, föra digitala mötesanteckningar och chatta samtidigt.
Behövs en policy när alla jobbar hemma?
När alla jobbar på olika platser och på olika tider kan det vara relevant med gemensamma regler och förhållningssätt. Hur mycket ska vi jobba? När ska vi vara tillgängliga? Har vi jobbmailen i mobilen eller inte? Vilken teknik ska vi använda?
– Mycket handlar om sunt förnuft men du som företagsledare behöver sätta en policy för hur man skall förhålla sig till jobbet när allt sker på hemmaplan, tipsar Jessica. Det är viktigt att alla känner att de kan balansera jobbet med privatlivet.
Alla människor är olika och du som chef behöver vara lyhörd för att alla har olika behov.
