6 tips på hur du tar makten över din e-post
30 oktober,
2013
•
3 minuters läsning
Känns inkorgen som ett träsk? Svårt att hitta vad du letar efter? Glömde du svara på det viktiga mejlet? Här är första stegen på väg mot bättre koll.
Det finns inga tecken som tyder på att mängden e-post skulle minska, snarare tvärtom. För att hantera en situation där nya mejl kommer in i högre takt än man hinner med dem behövs strategier och teknik för att inte bli galen.
Det allra viktigaste tipset är att förändra synen på inkorgen.
I mitten av 2000-talet myntade den amerikanska effektivitetsgurun Merlin Mann begreppet inbox zero. Målet bör vara att inkorgen ska vara tom när arbetsdagen är slut.
Även om det målet kan vara svårt att nå är resonemanget bakom värt att ta till sig: E-postprogrammets inkorg är inte ett arkiv!
I inkorgen ska bara två typer av mejl finnas:
Alla andra ska flyttas någon annanstans. En del ska slängas, en del ska skrivas upp på att-göra-listan, resten sorteras undan på rätt ställe. Kanske räcker det med en enda mapp som heter Arkiv. Kanske passar det bättre med fler mappar, en för varje kund, en för varje projekt eller den indelning som passar ditt företag bäst.
Resultatet är att en snabb titt i inkorgen räcker för att avgöra hur mycket arbete som egentligen väntar där, eftersom alla mejl som finns där på något sätt behöver din uppmärksamhet. Det är nya mejl du ännu inte läst, det är mejl du ska svara på och mejl du vill läsa igen och fundera på en gång till. Men mejl som du är färdig med, de ligger undanstoppade i arkivet.
Utöver det finns det flera saker du kan göra för att effektivisera mejlhanteringen:
1. Flytta mejl automatiskt
Oavsett om du läser e-posten i ett program i datorn eller använder en webbtjänst går det att skapa filter som automatiskt flyttar nya mejl från inkorgen till rätt mapp. Genom att använda dem går det att minska trycket på inkorgen. Om du till exempel är med på en mejllista kan du använda filterfunktionen för att automatiskt flytta alla mejl som kommer på listan till en särskild mapp. Då finns de samlade på ett ställe när du har tid att läsa men pockar under tiden inte på din uppmärksamhet i inkorgen.
2. Håll nere mejlandet
Mycket av den e-post som du får är sannolikt svar på mejl du själv skickat. Genom att hålla nere antalet mejl du skickar får du färre svar tillbaka.
3. Skriv bra ärenderader
Genom att formulera bra ärenderader så hjälper du inte bara mottagaren, utan också dig själv. Särskilt om du har personer som du mejlar mycket med är det till stor nytta att ha bra ärenderader. När du om ett halvår behöver hitta ett mejl som Ebba skickade blir det lättare om du inte bara kan söka på hennes namn utan på ärenderaden kan se vad de olika mejlen som sökfunktionen hittat handlar om.
4. Lär dig utnyttja sökningar
I de flesta e-postprogram och e-posttjänster på nätet går det att göra avancerade sökningar. Istället för att bara söka på ett ord går det till exempel att kombinera med vem mejlet du letar efter är skickat från eller vem det är skickat till. Om du lär dig sökfunktionerna blir det i framtiden lättare att hitta det du letar efter.5. Ta bort plinget
Problemen med e-post handlar inte bara om att det ligger mycket i inkorgen, utan också att e-postprogrammet ständigt pockar på uppmärksamheten. En lösning är att stänga av alla ljud och ikoner som plingar och visas när ett nytt mail dykt upp.
6. Stäng av mejlen
Extremvarianten är att stänga av e-posten helt och bara starta programmet ett fåtal gånger per dag. Eller åtminstone utnyttja den möjligheten när du i perioder behöver jobba ostört. (Passa då också på att ställa mobiltelefonen på ljudlöst och låta telefonsvararen sköta jobbet!)
Artikeln uppdaterad 2015-09-18.
[caption id="" align="alignnone" width="300"]
Anders Toresson[/caption]
Det finns inga tecken som tyder på att mängden e-post skulle minska, snarare tvärtom. För att hantera en situation där nya mejl kommer in i högre takt än man hinner med dem behövs strategier och teknik för att inte bli galen.
Det allra viktigaste tipset är att förändra synen på inkorgen.
I mitten av 2000-talet myntade den amerikanska effektivitetsgurun Merlin Mann begreppet inbox zero. Målet bör vara att inkorgen ska vara tom när arbetsdagen är slut.
Även om det målet kan vara svårt att nå är resonemanget bakom värt att ta till sig: E-postprogrammets inkorg är inte ett arkiv!
I inkorgen ska bara två typer av mejl finnas:
- De du ännu inte har läst.
- De du ännu inte bestämt vad du ska göra med.
Alla andra ska flyttas någon annanstans. En del ska slängas, en del ska skrivas upp på att-göra-listan, resten sorteras undan på rätt ställe. Kanske räcker det med en enda mapp som heter Arkiv. Kanske passar det bättre med fler mappar, en för varje kund, en för varje projekt eller den indelning som passar ditt företag bäst.
Resultatet är att en snabb titt i inkorgen räcker för att avgöra hur mycket arbete som egentligen väntar där, eftersom alla mejl som finns där på något sätt behöver din uppmärksamhet. Det är nya mejl du ännu inte läst, det är mejl du ska svara på och mejl du vill läsa igen och fundera på en gång till. Men mejl som du är färdig med, de ligger undanstoppade i arkivet.
Utöver det finns det flera saker du kan göra för att effektivisera mejlhanteringen:
1. Flytta mejl automatiskt
Oavsett om du läser e-posten i ett program i datorn eller använder en webbtjänst går det att skapa filter som automatiskt flyttar nya mejl från inkorgen till rätt mapp. Genom att använda dem går det att minska trycket på inkorgen. Om du till exempel är med på en mejllista kan du använda filterfunktionen för att automatiskt flytta alla mejl som kommer på listan till en särskild mapp. Då finns de samlade på ett ställe när du har tid att läsa men pockar under tiden inte på din uppmärksamhet i inkorgen.
2. Håll nere mejlandet
Mycket av den e-post som du får är sannolikt svar på mejl du själv skickat. Genom att hålla nere antalet mejl du skickar får du färre svar tillbaka.
3. Skriv bra ärenderader
Genom att formulera bra ärenderader så hjälper du inte bara mottagaren, utan också dig själv. Särskilt om du har personer som du mejlar mycket med är det till stor nytta att ha bra ärenderader. När du om ett halvår behöver hitta ett mejl som Ebba skickade blir det lättare om du inte bara kan söka på hennes namn utan på ärenderaden kan se vad de olika mejlen som sökfunktionen hittat handlar om.
4. Lär dig utnyttja sökningar
I de flesta e-postprogram och e-posttjänster på nätet går det att göra avancerade sökningar. Istället för att bara söka på ett ord går det till exempel att kombinera med vem mejlet du letar efter är skickat från eller vem det är skickat till. Om du lär dig sökfunktionerna blir det i framtiden lättare att hitta det du letar efter.5. Ta bort plinget
Problemen med e-post handlar inte bara om att det ligger mycket i inkorgen, utan också att e-postprogrammet ständigt pockar på uppmärksamheten. En lösning är att stänga av alla ljud och ikoner som plingar och visas när ett nytt mail dykt upp.
6. Stäng av mejlen
Extremvarianten är att stänga av e-posten helt och bara starta programmet ett fåtal gånger per dag. Eller åtminstone utnyttja den möjligheten när du i perioder behöver jobba ostört. (Passa då också på att ställa mobiltelefonen på ljudlöst och låta telefonsvararen sköta jobbet!)
Artikeln uppdaterad 2015-09-18.
[caption id="" align="alignnone" width="300"]
Anders Toresson[/caption]
