När mejlkorgen ständigt kokar över är det lätt att det långsiktiga strategiska arbetet i företaget får stryka på foten.
Men det finns alltid knep för att få loss mer tid, menar David Stiernholm. Hans jobb är att hjälpa andra bli mer effektiva – och må bättre på kuppen.

Har du hört talas om yrket struktör? Inte? Inte så konstigt i så fall, för det påstås att David är den ende i Sverige med just den titeln.

– En struktör är en person som hjälper andra att få mer tid över till det som är viktigt genom att lära dem arbeta mer strukturerat under dagarna, säger David, den förste gästen i nya Business Hacks-podden.

Jag hade mycket att göra, tänkte på jobbet hela tiden, kände mig aldrig riktigt ledig och stressade mycket.

Vi är många som klagar över att inte hinna med det vi hoppas
på om dagarna. Som ser inkorgen i mejlen som ett enda kokande monster, snarare
än ett löfte om möjligheter. Som tycker att vi blir avbrutna ständigt och jämt
och som liksom aldrig får den sköna känslan av att vara ikapp.

Så var det även för David för sisådär 16–17 år sedan.

– Jag hade ett arbete där jag hade flera olika roller. Jag hade mycket att göra, tänkte på jobbet hela tiden, kände mig aldrig riktigt ledig och stressade mycket. Jag blev less på det och tänkte att det måste finnas ett bättre sätt att göra detta på, säger han.

Verktyg som gjorde skillnad

Lägg till det att han beskriver sig själv som såväl tankspridd som lättdistraherad. Sådant som han numera beskriver som typiska strukturmisstag, som det är lätt att råka ut för. Han behövde en förändring helt enkelt.

– Då fann jag både verktyg och metoder som gjorde stor skillnad för mig i min arbetsvardag. Jag trodde länge att det bara var jag som hade behov av detta, alla andra verkade ju funka så bra. Men rätt fort gick det upp för mig att det var många andra som behövde bra struktur ocksåAtt kunna vara säker på att det jag ser här är det jag har att göra, det finns inget jag missar. Den magkänslan är obetalbar.

I sitt sökande hittade David inte bara vägar till kontroll över sin tid, utan också en helt ny karriär.

– De senaste 15 åren har jag utforskat detta ämne och rest land och rike runt och talat om hur vi kan förenkla vår arbetsvardag med hjälp av god struktur. De flesta av oss mår bra av att ha god struktur.

Två böcker har det blivit också, liksom en Youtubekanal där han delar med sig av sina knep. Det allra bästa knep som han själv fått genom åren är att samla alla uppgifter på ett enda ställe.

Kontroll livsavgörande

– Det som direkt gjorde störst skillnad och som jag hört från andra gör stor skillnad, är att samla alla dessa noteringar om vad vi behöver göra på ett enda ställe, att ha en enda samling att göra-uppgifter. En del trivs inte med listan som form. Men att kunna vara säker på att det jag ser här är det jag har att göra, det finns inget jag missar någonstans. Den magkänslan är obetalbar. Den gör att vi känner att vi har kontroll över vår arbetssituation och det är alldeles livsviktigt, säger David.

Han berättar om en amerikansk studie från 2017 där man tittat på korrelationen mellan upplevelsen av att ha kontroll över sin arbetssituation och mortalitet. I den studien fann man att människor som har väldigt mycket att göra, men som inte har kontroll över sin arbetssituation, har en kraftigt förhöjd mortalitet.

De som upplever att de har kontroll över sin situation har kraftigt sänkt mortalitet.

– Men vad jag tycker är ännu mer intressant är att människor med en hög arbetsbelastning, men som upplever att de har kontroll över sin situation, har en kraftigt sänkt mortalitet jämfört med de som har lite att göra. Så upplevelsen av att ha kontroll över sin situation slår mycket åt båda håll.

Ett sätt att känna att man har kontroll är att ha koll på allt man behöver göra, menar David och fortsätter:

– Kan man snabbt skumma listan och se att detta jag ska göra nu är det rätta att göra, får vi lättare kan fokusera. Vi blir mindre distraherade. Annars är det något som gnager och man undrar ”är det verkligen detta jag borde göra?” Om vi istället vet att detta är det rätta, då har vi ryggen fri. Otroligt skönt!

I senaste boken identifierade han några vanliga ”krångel”,
som gör att vi blir mindre effektiva på jobbet och kommer med tips på hur vi
löser det. Här är några av dem!

Distraktioner – ljud
och ljus

Sitter man och jobbar i till exempel ett öppet landskap eller på tåget är det otroligt lätt att bli distraherad av samtal som egentligen inte angår oss men som vi inte kan låta bli att överhöra.

– Då har jag nytta av att lyssna på annat och att på det viset stänga ute bakgrundssorlet. Jag brukar inte lyssna på musik utan på Brown noise, ett brus som uppfanns av en skotte som hette Robert Brown. Han hittade algoritmen som skapade frekvensen i mitten av 1800-talet. Detta brownska brus har en fantastisk förmåga att avgränsa bakgrundssorl. Så även om jag sitter alldeles nära eller bland folk som för samtal, kan jag ändå få allt gjort för jag sitter min alldeles egna audiobubbla.Vi kan med gott samvete stänga av alla notifieringar och bestämma när vi kollar mejl.

Även synintryck distraherar, som notifieringar som dyker upp på skärmen när vi fått mejl. Använder man till exempel Outlook så händer det fyra saker när mejlet dimper in i boxen – ett ljud och tre rörelser: först plingar det till, sedan fladdrar muspekaren till, skrivbordsaviseringen tonar in och dessutom dyker det upp en liten röd symbol som talar om att nu är det ännu fler olästa mejl i inkorgen.

– Jag tycker att vi med gott samvete kan stänga av alla de där och bestämma själva när vi kollar mejl. Det finns evidens för varför vi ska göra det också. Amerikanska forskare från MIT, Microsoft och från University of California Irvine, kollade på vad det blir för konsekvens för oss i stresshänseende när vi hanterade mejl på olika sätt. Man mätte då även mängden av stresshormonet kortisol i blodet och kunde konstatera att de som tittade på mejl på eget initiativ, när det passade dem, upplevde i slutet av dagen att de varit mer effektiva än de som tittade så fort det kom nya mejl. Så att stänga av notiserna och bara kolla mejl när du själv vill är definitivt att rekommendera.

Fler mejl än man
mäktar med

Vem upplever inte att det är fler mejl i inkorgen än man riktigt klarar att ta hand om? Om du tittar i ditt mejlprogram upptäcker du säkert att det finns en knapp där det står regler. De flesta av oss har nog inte riktigt satt sig in i vad det betyder, men gör det, manar David.

– Man kan använda regler i mejlen så att man sorterar dem automatiskt. Då kan man lättare bestämma vilken typ av mejl man vill titta på när. Mejl från en viss person kanske med bestämdhet kommer att handla om ett visst projekt som man är involverad i. Då kan man lägga upp sitt arbete så att man tänker att man en viss stund på dagen att jag ska jobba med just det här projektet och titta på de mejlen då.

Man kan välja mellan att varje dag blir ett nederlag, eller så anpassar man sig.

Det minskar förstås inte antalen mejl, men det blir lättare att ta ställning till dem. Sedan kommer frågan om att svara på mejl. Många mejl som vi skriver liknar sådana som vi har skrivit tidigare. Där har David ett enkelt knep – mallar.

– Det finns mejlmallfunktioner i de allra flesta mejlsystem. En del jag träffar lägger in hela mejltexter i signaturen som mejl. Men jag tycker att signaturfunktioner ska vara just signaturer, då är det bättre att använda de mallfunktioner som finns.

Ett annat knep är att använda ett så kallat textexpansionsverktyg.
Då kan man skapa standardtexter som man sedan med hjälp av kortkommandon läser
in i mejlen, utan att man behöver skriva om allt från gång till gång.

Planen för dagen
spricker jämt

Du har gjort din att göra-lista dagen innan som du har lärt dig. Men du hinner knappt komma igång med dagen innan det blir tydligt att du inte kommer att kunna hålla planen idag heller. Du blir avbruten, det händer grejor.

– En del av oss är ambitiösa tidsoptimister och tänker att vi ska hinna så väldigt mycket. Men då behöver vi omvärdera vår plan. Vi kanske ska ha mycket lägre ambitioner. Om det hela tiden dyker upp saker på uppstuds kan vi inte planera vår dag så tajt att det spricker hela tiden. Man kan välja mellan att varje dag blir ett nederlag, eller så kan man anpassa sig, säger David.

Här handlar det om att lära sig prioritera det som faktiskt
är viktigt. Här menar David att kriterierna för vad som är viktigt ska sättas
utifrån verksamhetens mål.

Läs om hur du avgör vad som faktiskt är din prio just nu.

Hittar inte dina
dokument

Brukar du få leta i datorn efter dina dokument? Eller sparar du allt på datorns skrivbord för att du ska hitta? Då är du inte ensam. David liknar dokumentlagringen vid en blåbärsskog.

– Jag ser ofta att vi sparar samma sak på många olika platser. Man sparar de rara blåbären, men de är utspridda i en hel skog, vilket gör att man får springa omkring och leta i hela skogen när man vill ha dem.

Här gäller det att lägga tid för att sedan kunna vinna tid.

– Först behöver man göra en kartläggning av var man har dokumenten någonstans. Speciellt viktigt är det nu i molntjänsttiden när vi inte självklart hittar allt i ett mappsystem. Sedan ska man sträva efter att samla dokumenten på färre ställen. Det kan vara ett projekthanteringssystem till exempel.

Jag tycker att vi använder tidslinjer för lite. Det är ett väldigt bra verktyg för att få perspektiv.

Titta på om du har dokument av samma sort på många platser. En
”sort” kan vara dokument som handlar om ett visst ämne, en viss typ av
verksamhet eller ett projekt. Välj en bra plats och se till att den bara
innehåller den sortens dokument. Ska det vara avtal så ska det bara vara avtal
där. Annars blir det rörigt. Gör en mappstruktur och namnge alla mappar
ordentligt. Det är ett mödosamt arbete, men ta det pö om pö så du inte lägger
allt på datorskrivbordet. Det kan vara en nödlösning, men kan också vara ett
tecken på att man inte har en bra dokumentlösning.

Stressigt inför
deadline

Deadline närmar sig och det är allt som oftast lite för mycket kvar att göra medan tiden rinner iväg.

– Här behöver vi bättre framförhållning. Jag tycker att vi använder tidslinjer för lite. Det är ett väldigt bra verktyg för att få perspektiv. I kalendern är det svårt att få bra överblick för att se hur långt det är kvar. Man kan göra en tidslinje i ett program, men själv använder jag papper och penna. Jag har köpt en rulle med ritpapper och i början av varje år tar jag fyra meter papper och ritar upp hela året. Sedan markerar jag alla milstolpar. Jag lägger in när jag arbetar och när jag inte kommer att arbeta, så att jag vet när jag är tillgänglig.

Nästa steg blir att titta på sin konjunktur i företaget. För Davids del betyder det att från mitten av mars och fram till jul är det fullt ös med föreläsningar. Då är det ingen idé att han försöker göra nya saker. Under första kvartalet är det däremot mer öppet.

– Det har varit otroligt kraftfullt att få det visualiserat på ett tydligt sätt. Vill man ha ett digitalt verktyg kan man hitta det här. Det är ett open source-program och gratis att använda.

Alltid för mycket att
göra

De flesta företagare klagar på samma sak: det är för mycket att göra. Hur ska tiden räcka till? Då är det läge att ifrågasätta sina mål, menar David. Kanske strävar vi för långt och för fort, om man samtidigt ska klara av att balansera en verksamhet där man samtidigt mår bra själv.

En gång i kvartalet behöver vi titta på vad vi lägger tid på.

– Med jämna mellanrum, kanske en gång i kvartalet, behöver vi titta på vad vi lägger tid på. Det kan man lätt göra genom att titta på sin att göra-lista, om man nu använder den. Stäm av mot målen och definiera vad som är viktigt och sådant som vi kanske brukar göra, men som inte längre bidrar till de målen. En del saker har vi kanske utvecklat, men de har nu hamnat i ett förvaltningsläge. Då kanske det inte är du som grundare som ska hålla på med dem längre. Kanske är det nu vi ska anställa eller ta in en assistent. Det finns ju virtuella assistenter numera också.

När du definierar alla uppgifter så sortera dem i tre boxar:

Definitivtboxen:De som bidrar till målen låter du vara så länge.

Förmodligenboxen:Förmodligen sådana uppgifter som du behöver göra, men ju mer du kan automatisera de här uppgifterna, desto mer tid får du över till det som bidrar till målen.

Säkert inte-boxen:De som säkert inte bidrar till målen. En del kan du sluta med rätt av, en del kanske du bara gjort på rutin. En del kan outsourcas eller delegeras.

– Vi behöver då och då rannsaka våra uppgifter och hitta uppgifter som vi behöver göra oss av med. Det är inget som sker i farten, utan vi behöver sätta oss ner och titta på vad vi ska göra.

Davids motto är Gräv där du står! För honom står det för något oerhört positivt.

– Jag har en övertygelse om att allt som vi gör kan göras något snäpp enklare. Att gräva där vi står betyder att vi inte behöver vänta på den där senaste appen, eller läsa den där boken. Jag kan alltid göra något som är lite bättre med det jag har. Det finns inget som hindrar att jag tar det första steget. Även om det är ett litet steg så är det bättre än om vi inte hade tagit det. Det första steget leder till nästa steg.