Tio minuter i veckan åt pappersarbete – så gör du
Lär dig att ägna max tio
minuter per vecka åt ekonomin. Anton Ullenius på redovisningsbyrån Trimero ger
sina bästa tips.
Hur bygger man ett effektivt
och snabbt redovisningsarbete på sitt företag? Identifiera vad som ingår i en
ekonomiprocess och det är förstås samma fyra grundpelare som alla företag vilar
på: kundfakturor, leverantörsfakturor, kvitton och lön. Och så här får du dem
att lira.
KUNDFAKTUROR
Många mindre företagare tar fram fakturaunderlag i andra system än det som redovisningsföretaget man anlitar sedan använder för att skicka fakturan. Då måste de i sin tur knappa in det du redan har gjort. Det handlar alltså om att få bort det här dubbelarbetet med hjälp av automatisering.
- Steg 1: Gör kundfakturorna i bokföringssystemet eller synkar faktureringssystemet med bokföringssystemet.
- Steg 2: Påminnelsehantering och att checka av inbetalningar, om man behöver skicka ut påminnelser etc. I dag är många sådana processer automatiserade, man kan exempelvis ställa in i systemet att efter tio dagar ska det gå en påminnelse om fakturan inte är betald. Man ska i princip kunna luta sig tillbaka och veta att systemet gör sitt jobb.
- Steg 3: Se till att fakturan blir betald och bokförd.
LÄS MER: SÅ MAXAR DU EKONOMIARBETET
LEVERANTÖRSFAKTUROR
Nu handlar det om att ställa om hela flödet och få alla att skicka e-fakturor. Systemen kommer då prata med varandra, e-fakturan tolkas som en kod. Ställ om fakturorna till ett automatiserat flöde så kommer de tolkas in i redovisningssystemet.
Man kan ha en direkt betalning genom en bankfil som man laddar upp från redovisningssystemet till banken som då betalar alla fakturor eller ha en direkt koppling till banken och betala den vägen.
Vissa envisas med att posta fakturor, då kan man låta sätta upp en postadress där fakturorna automatiskt scannas in och kommer till en scanningscentral och vidare in digitalt till redovisningssystemet där man sätter upp ett attestflöde innan de går till betalning.
KVITTON
Hitta en tydlig process som du håller dig till. Då är en kvitto-app att rekommendera. Det finns en som heter Skovik, en annan Fortknox kvitto & resa. Även bokföringsprogram har den här tjänsten. De mest användarvänliga är dessa två, menar Anton.
Programmen tolkar det som står på kvittot. Du tar kort på kvittot när du får det och låter appen läsa av moms, belopp och datum. Om du åkt taxi kommer appen förstå att det ska redovisas på resekostnader och så vidare. Då har redovisningskonsulten allt den behöver och kategorin är kopplad till ett bokföringskonto.
Vissa gör detta veckovis eller månadsvis, det är bara att checka av att alla kvitton kommit med. Får du ett kvitto på mejl kan du bara skicka det direkt till den kvitto-app du valt. Kvitton måste behållas fysiskt fortfarande, mottar man det digitalt sparar man det så, om på papper likadant.
LÖN
Precis som med leverantörsfakturor kan man be de anställda redovisa ledigheter och frånvaro direkt i lönesystemet. Chefen attesterar tidrapporten, redovisningskonsulten gör en check och skapar lönebeskedet och utbetalning utifrån det. Då eliminerar man eventuellt dubbelarbete.
Lyssna på hela samtalet med Anton Ullenius här:
