10 vanliga bokföringsmisstag att undvika
Det behöver inte vara svårt att sköta bokföringen själv. Bara du undviker de vanligaste misstagen. Bokföringsexperten Peter Reivall tipsar om de vanligaste missarna som du bör se upp med
1. Dåligt självförtroende
För att vara på den säkra sidan lägger du ut bokföringen på någon annan och betalar inte sällan dyrt för något du varken förstår eller har nytta av. Saldot på ditt transaktionskonto blir din "bokföring" och informationskälla och du blir beroende av andra för att få koll på företagets ekonomi.
2. Övertro på dig själv
Du har en övertro på dig själv och utan några förkunskaper skaffar du ett bokföringsprogram. Med tiden kan du kanske klara den löpande bokföringen men oftast inte så mycket mer. Hur det egentligen går och det där med bokslut klarar du inte. Du blir återigen beroende av andra.
3. Fel utbildningsval
Du inser dina bristande kunskaper men väljer en utbildning som är inriktning på fortsatt beroende. Du får lära dig om manuell bokföring och kan efter kursen till nöds notera löpande i en dagbok för senare registrering i dator hos konsult.
4. Svårt att komma igång
Din första månads bokföring kommer att ta lång, lång tid, den andra månades hälften så lång tid o.s.v. I princip mer eller mindre identiska verifikationer återkommer hela tiden. De mer frekventa kontonumren lär du dig snabbt. Det gäller att komma igång.
5. Förhastade låsningar
Du låser ingående balans innan föregående års bokslut är klart. Vänta istället tills du är helt säker på vilka tillgångar och skulder du hade i uppstarten av ditt företag.
• Om årsomsättningen är högre än 3 000 000 kronor ska du bokföra senast 50 dagar efter aktuell månad.
• Om årsomsättningen är lägre än 3 000 000 kronor ska du bokföra senast 50 dagar efter respektive kalenderkvartal.
• Om årsomsättning är lägre än 1 000 000 kronor och du har max 50 verifikationer och 250 affärshändelser ska du bokföra senast 60 dagar efter verksamhetsårets slut.
• Om du har enskild firma utan EU-handel med omsättning lägre än 1 000 0000 kronor och max 50 verifikationer och 250 affärshändelser gäller att bokföringen ska vara låst till den dag deklarationen ska vara inlämnad.
6. Bristande kontinuitet
Du struntar i bokföringen i tre månader eftersom det är så tråkigt. Om du kommer efter med bokföringen blir det fruktansvärt mycket jobbigare att reda ut i efterhand, och inte heller korrekt, än om du bokför månadsvis (korrekt), eller veckovis.
7. Rädsla att fråga
Du vågar inte fråga för att du känner dig dum. Fråga eller googla alltid om du känner dig osäker inför något i bokföringen. Fråga gärna någon mer erfaren företagare eller sponsor, kanske en släkting eller vän om råd.
8. För snabb teknisk start
Du börjar direkt med alla tekniska finesser. Undvik automatkonteringar, integrerade program som fakturering och bokföring mm. tills du till fullo förstår hur det fungerar.
9. Oordning på dokument
Brist på ordning och reda skapar kaos, frustration och i värsta fall ångest. En pärm för verifikationerna som du sorterar i samma nummerordning som datorns har nr 1 i botten och sedan växande uppåt.
10. Missade viktiga datum
Du glömmer bevaka alla viktiga datum som för momsredovisning, arbetsgivaravgifter, preliminärskatt o.s.v. Straffavgifterna du får betala är höga.
Text: Peter Reivall / saldosystem.se
Vanliga frågor om bokföring för småföretagare (FAQ tillagd i efterhand av redaktionen)
Kan jag sköta bokföringen själv i mitt företag?
Ja, det är absolut möjligt att sköta bokföringen själv! Nyckeln är att bygga upp rätt rutiner från början och inte låta dig skrämmas av uppgiften. Börja i mindre skala och fokusera på att förstå grunderna. Din första månads bokföring kommer att ta längre tid, men redan andra månaden går det betydligt snabbare när du lärt dig de vanligaste konteringarna.
När måste jag enligt lag låsa min bokföring?
Tidpunkten för när du måste låsa bokföringen beror på din verksamhets omfattning. För företag med omsättning över 3 miljoner kronor gäller 50 dagar efter varje månad. Har du lägre omsättning än 3 miljoner är det 50 dagar efter varje kvartal. För mycket små verksamheter med omsättning under 1 miljon och max 50 verifikationer finns särskilda regler. Kontantaffärer ska dock alltid bokföras senast dagen efter.
Hur organiserar jag min bokföring på bästa sätt?
Skapa ett tydligt system med separata pärmar för olika typer av dokument. Ha en huvudpärm för verifikationer där du numrerar alla kvitton i övre högra hörnet och sorterar dem i nummerordning. Använd separata pärmar för bank, myndigheter och fakturakopior. Ett välorganiserat system sparar tid och minskar risken för fel.
Vilka är de viktigaste rutinerna för framgångsrik bokföring?
Bokför regelbundet, helst varje vecka eller månad - vänta inte flera månader. Bevaka viktiga datum för moms, arbetsgivaravgifter och skatt. Håll ordning på dina verifikationer direkt när de kommer in. Undvik att börja med avancerade automatiseringar innan du behärskar grunderna. Våga fråga när du är osäker - det finns inga dumma frågor när det gäller bokföring!
Vad gäller specifikt för bokföring i ett litet aktiebolag?
För mindre aktiebolag är det extra viktigt att hålla isär företagets och privata transaktioner. Börja med grundläggande bokföring och undvik komplexa bokföringsprogram tills du känner dig säker. Fokusera på att förstå debet och kredit innan du går över till automatiserade lösningar. Se till att ha koll på viktiga datum för årsredovisning och deklaration.
Hur länge behöver jag spara bokföringsunderlag?
Grundregeln är att du ska spara bokföringsunderlag i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Detta gäller verifikationer, avtalshandlingar och andra dokument som har betydelse för att förstå bokföringen. För vissa handlingar, som till exempel garantiärenden, kan det vara klokt att spara underlaget ännu längre.
