5 tips – så strukturerar du mejlen

22 februari, 2017 • Uppdaterades 18 december, 2024 • 3 minuters läsning

Är allt en enda röra i inkorgen? Hittar du inte dina mejl? Minns du inte vad du ska svara på? Här ger ordningsexperten Brita Hahne sina bästa råd.

Att få och hålla ordning och reda på mejlen kan ibland kännas övermäktigt, men det finns enkla knep att ta till, menar Brita Hahne, ordningsexpert och enkelhetskonsult som driver företaget Smpl. Och, påpekar hon, det kan löna sig:

– Annars kanske du missar viktiga meddelanden från kunder, leverantörer eller medarbetare. Och så hjälper det dig att känna dig lugn och få kontroll på läget, vilket är viktigt när du är egen företagare och behöver fokusera på omsättning och vinst.

Vi tenderar att slarva med mejl på ett helt annat sätt än med vanlig post, menar Brita.

– Hur många gånger händer det att du tar in posten från brevlådan, går in i huset, läser posten och sedan går och lägger tillbaks den i brevlådan? Men e-post lägger vi ofta ”tillbaka” i inkorgen när vi läst den – och öppnar den sedan om och om igen, vilket slösar tid. Om man har en tydlig strategi, vision, mål och budget så är det rätt enkelt att ta ett snabbt beslut om vad man ska göra med informationen man får i e-posten.

Britas 5 tips – Så får du ordning på mejlen

1. Rensa och avprenumerera
Rensa, framför allt alla nyhetsbrev. Om du har väldigt många mejl i din inkorg kan du underlätta rensandet genom att sortera på vem du fått brevet från. Sedan kan du enkelt kryssa i alla från den avsändaren och radera. Säg också upp de nyhetsbrev du inte läser. Unroll.me är ett enkelt verktyg som hjälper dig att avprenumerera och summera dina nyhetsbrev.

2. Omdirigera mejl du inte vill ha i din inkorg
Skapa filter som gör att mejl automatiskt hamnar i undermappar istället för i inkorgen. Det är bra om du vill ha kvar meddelanden men inte behöver läsa dem direkt. Här kan du läsa hur du gör i Gmail 3. Avsätt mejl-tid i kalendern
Ha som mål att bara kolla på varje mejl en gång. Lyckas genom att avsätta en specifik tid då du läser mejlen – och har tid att agera direkt. Läs igenom, bestäm vad du ska göra – och gör det, eller skriv upp det tydligt på din att-göra-lista.

4. Använd en att-göra-lista
Ha inte mejlen som en att-göra-lista. Då kan att-göra-uppgifter lätt försvinna och du behöver oftast läsa hela mejl för att komma på vad det var du skulle göra. Skriv istället upp vad du måste göra (på ett enda ställe, i en app, på papper eller i kalendern). Du kan med fördel ha inkommande meddelanden som referens. Men det räcker inte med att skriva "Kolla e-post från Johan K", skriv istället "Svara Johan K om jag kommer till nätverksträffen på torsdag”.

5. Formulera dina egna mejl tydligt
Om du är tydlig med vad du säger i dina egna mejl minskar risken för missförstånd och onödiga meddelanden tillbaks.

Här är några saker att tänka på:

Ha alltid ett syfte och mål för mejlet.
Ange i ämnet vad du vill med mejlet. Till exempel: För information inför möte X, För beslut innan fredag 10 juni, Att skriva ut till möte XX, Att svara på innan 30 augusti.
Skriv om ett ämne per mejl.
Använd dig av nummerlistor om du har fler frågor du vill ha svar på.
Skriv en tydlig uppmaning till personen som får meddelandet – vad vill du att personen ska göra med informationen och till när?
Undvik att skicka kopia till allt och alla.

ANNONS

Innehåll från Inexchange

Ekonomi & Skatt

Nya EU-regler gör att PDF-fakturans dagar är räknade

Den 1 juli 2030 blir e-faktura obligatorisk i all handel mellan företag över EU:s inre gränser. Men omställningen börjar tidigare än så och kommer att beröra minsta lilla enskilda firma.

Inexchange 8 september, 2026 • Uppdaterades 6 oktober, 2026 • 3 minuters läsning

Bakom förkortningen ViDA – VAT in the Digital Age – ligger EU:s största momsreform på decennier. Från den 1 juli 2030 gäller två saker för dig som säljer till företag i andra EU-länder: fakturan ska skickas i ett strukturerat elektroniskt format enligt den europeiska standarden EN 16931 och uppgifterna ska rapporteras digitalt till Skatteverket transaktion för transaktion.

Fakturan ska utfärdas senast tio dagar efter affären. Rapporteringen sker samtidigt som den går iväg. Dagens periodiska sammanställning försvinner.

Flertalet länder har redan bestämt sig

Reformen tvingar inte medlemsländerna att införa samma krav nationellt, men flera gör det ändå.

– I Frankrike träder kravet i kraft den 1 september i år. Alla franska företag, oavsett storlek, måste då kunna ta emot e-fakturor. Stora och medelstora bolag ska samtidigt börja skicka elektroniskt och samma bestämmelse kommer att gälla små- och mikroföretag från september 2027.

– I Tyskland måste alla företag kunna ta emot e-faktura sedan januari 2025. Kravet

på att skicka fasas in 2027–2028.

– I Norge blir det obligatoriskt för bokföringsskyldiga verksamheter att skicka e-

faktura till varandra från 1 januari 2027. Från 2030 ska de även kunna ta emot dem.

– Storbritannien har aviserat krav för alla momsregistrerade företag från april 2029.

Tips! Nyfiken på en smartare lösning för ditt företags fakturering? Här kan du läsa mer om Inexchange, som hjälper dig att skicka superproffsiga fakturor (och används av fler än 60 000 företag och organisationer)

Hur ställer sig Sverige?

Det vet vi ännu inte. Regeringen beslutade i februari i år om en utredning av hur ViDA ska införas i svensk rätt, och om kravet ska gälla även svenska fakturor mellan företag. Utredaren Gabriella Loman redovisar sitt uppdrag i november 2027. Ett inhemskt krav långt före 2030 är därför osannolikt – men riktningen är tämligen given.

PDF är inte en e-faktura

Det är en vanligt förekommande missuppfattning att PDF är ett elektroniskt format och liktydigt med e-faktura. En PDF i ett mejl räknas inte som e-faktura hur digital den än känns. Kravet gäller strukturerad, maskinläsbar data som mottagarens system läser in automatiskt utan att någon knappar in siffrorna på andra sidan.

Håller vi oss till en utskriven faktura i ett kuvert är det ännu längre från målet. För den som driver ett litet företag är slutsatsen enkel: fråga din bokförings- eller faktureringsleverantör om systemet kan skicka och ta emot riktiga e-fakturor. I praktiken via Peppol.

Inexchange erbjuder exempelvis en lösning direkt på webben som inte kräver någon specifik programvara. Den typen av molntjänst är enkel att använda. I princip krävs det bara att funktionen slås på och att företaget registreras som mottagare.

Att göra det nu kostar lite. Att göra det under tidspress kostar mer.

Finansieringsskolan

7 vanligaste sätten att finansiera ett mindre företag

När mindre företag behöver pengar tänker många på banklån. Men i verkligheten finns flera olika sätt att finansiera ett företag – och de fungerar väldigt olika. Låt oss gå igenom de sju vanligaste sätten.

Gustaf Oscarson 19 mars, 2026 • Uppdaterades 1 september, 2026 • 5 minuters läsning

I vissa situationer är banklån rätt väg att gå. I andra kan ägarkapital, leasing eller Alm-lån vara betydligt smartare. Låt oss gå igenom de vanligaste finansieringsformerna för små företag, hur de fungerar i praktiken – och när de brukar passa bäst. Let´s do it!

Tips från Almi: Här kan du ladda ned kostnadsfria mallar för:
– Affärsplan
– Budget
– Lean Canvas
– Sustainable Business Model Canvas

1. Banklån – den klassiska finansieringen

Banklån är den mest traditionella formen av företagsfinansiering. Du lånar pengar från banken och betalar tillbaka dem över tid med ränta.

Banker tittar framför allt på tre saker:

Företagets ekonomi och kassaflöde
Hur stabil verksamheten är
Vilka säkerheter som finns

I många små företag kräver banken också personlig borgen, vilket innebär att du som företagare ansvarar för lånet privat om företaget inte kan betala.

Banklån passar ofta bäst när:

Företaget har funnits ett tag
Intäkterna är relativt stabila
Pengarna ska användas till en tydlig investering

2. Almi-lån – när banken inte räcker hela vägen

Almi erbjuder lån till företag som har potential men som kan ha svårt att få fullt banklån. Ofta fungerar Almi som ett komplement till banken. Det kan till exempel handla om att banken lånar ut en del av kapitalet och Almi en annan del – men Almi kan också vara ensam finansiär.

Skillnader mellan Almi-lån och banklån:

Räntan är ofta högre
Kraven på säkerheter kan vara lägre
Fokus ligger mer på affärsidé och potential

Almi-lån används ofta för:

uppstart och utveckling av nya företag
investeringar och satsningar i växande företag
finansiering där flera parter samverkar för att möjliggöra satsningen

Tips från Almi: Vilka typer av företagslån finns hos Almi? Läs mer här.

3. Riskkapital – när investerare går in i bolaget

Istället för att låna pengar kan du ta in kapital genom att göra en nyemission. Det kallas riskkapital och kan komma från 'Family and Friends', affärsänglar eller riskkapitalbolag.

Fördelar med riskkapital:

Ditt företag behöver inte betala tillbaka pengarna
Företaget får ofta bra kompetens och nätverk

Nackdelar med riskkapital:

Du delar ägandet
Investerare vill ofta påverka beslut
Förväntningarna på tillväxt ökar

Den här typen av finansiering är vanligast i snabbväxande bolag (s k startups), inte i vanliga småföretag. För det flesta är riskkapital helt fel väg att gå.

Tips från Almi: Är lån eller riskkapital bäst? Det lär du dig här.

4. Leasing – finansiera utrustning istället för att köpa

Om företaget behöver maskiner, fordon eller teknisk utrustning kan leasing vara ett alternativ. Istället för att köpa utrustningen betalar ditt företag en månadskostnad för att använda den.

Fördelar med leasing:

Mindre kapital behövs från start
Kassaflödet påverkas mindre
Utrustningen kan ibland uppdateras enklare

Leasing används ofta i branscher där investeringar i utrustning är stora, till exempel:

transport
bygg
industri
restaurang

5. Factoring – få betalt snabbare

Factoring innebär att du säljer eller belånar dina fakturor. Det gör att du kan få pengar direkt istället för att vänta 30–60 dagar på betalning.

Leasing fungerar så här:

Du skickar en faktura till kunden
Ett finansbolag betalar ut större delen av beloppet direkt (till ditt företag alltså)
När kunden betalar fakturan får du resten minus avgifter (här behöver du vara noga med att avgifterna är så låga som möjligt = jämför alternativ!)

Factoring används ofta av företag som växer snabbt och där kassaflödet annars kan bli en flaskhals.

6. Checkkredit – en ekonomisk buffert

En checkkredit (kallas också kontokredit) fungerar ungefär som en kredit kopplad till företagskontot. Du får möjlighet att använda pengar upp till en viss gräns – när det behövs.

Fördelar med checkkredit:

Flexibel finansiering
Du betalar bara ränta på det du använder (ibland också en lägre, fast ränta för att ha möjligheten)
Kan lösa kortsiktiga kassaflödesproblem

Checkkrediter används ofta som säkerhetsmarginal i företag med varierande intäkter och för att brygga tillfälliga likviditetsdippar.

Tips från Almi: Det finns kapital! Här berättar vi var och hur.

7. Ägarnas egna pengar

Många företag finansieras i början med ägarnas egna pengar. Som ägare kan du tillföra kapital antingen som ett lån eller som aktieägartillskot (villkorat eller ovillkorat).

Fördelar med att finansiera själv:

inga externa krav
inga räntor till banken
full kontroll över bolaget

Nackdelen är förstås att risken ligger helt på dig själv (och att du behöver använda egna surt förvärvade pengar). För de allra flesta mindre företag är detta vanligaste vägen att gå – generellt brukar många företagare finansiera företaget genom att ta ut lägre lön under en period.

Vilken finansiering passar ditt företag?

Det finns inget universellt svar. Men olika typer av finansiering passar ofta i olika situationer.

Banklån passar när företaget är stabilt och investeringen tydlig.
Almi-lån kan användas i både tidiga skeden och i etablerade företag, ofta tillsammans med bank, för att möjliggöra satsningar och skapa en hållbar finansieringslösning.
Riskkapital används främst i snabbväxande bolag.
Leasing passar vid utrustningsinvesteringar.
Factoring och checkkredit används ofta för at förbättra kassaflöde.

I praktiken använder många företag en kombination av flera lösningar. Men återigen – det absolut vanligaste är egna pengar och att 'finansiera med egen tid'.

Vilken väg som är bäst beror på företagets mognad, risk och vad pengarna ska användas till. Ju bättre du förstår alternativen, desto större chans att du väljer rätt finansiering för ditt företag. Lycka till!

Psst! Vill du verkligen ta stora kliv och bygga ditt drömföretag? Gör som 1 000-tals andra företagare, bli medlem i Driva Eget Plus. Testa gratis här.

Tips! Här hittar du alla delar i Finansieringsskolan. Bokmärk och kom tillbaka när det är dags för nästa steg.