Så låter du datorn göra grovjobbet!

11 april, 2019

Låt smart teknik ta över en allt större del av jobbet och få tid över till att utveckla din verksamhet. Här är fem steg som kickstartar din digitalisering.

Som företagare vill du såklart jobba smart och tidseffektivt – du får nöjda kunder, vinner på det ekonomiskt och får förhoppningsvis mer tid över till annat viktigt i livet.
Att vi lever i en digital värld gör hela saken mycket lättare. Mycket av det du gjorde manuellt förr löser du nu smidigt automatiskt. För den som tänkt till och lagt in siffrorna i sitt bokföringsprogram den automatiska vägen blir till exempel den stundande deklarationen så mycket enklare. I princip finns allt i ditt bokföringsprogram, som är lite av företagets nav. Men det gäller såklart att våga förändra sig när det gäller digitalisering – och att fokusera på rätt saker.

Boo Gunnarson – företagarexpert hos Visma Spcs

– Två av tre småföretagare i Sverige upplever ett mer flexibelt arbetsliv de senaste åren tack vare nya digitala arbetsverktyg. Det kan handla om att kommunicera direkt med kunderna trots att man inte befinner sig på samma plats eller att samarbeta med kollegor genom att jobba med samma dokument via nätet, säger Boo Gunnarson – företagarexpert hos Visma Spcs

Det visar sig att många småföretagare redan är på hugget. När Visma Spcs undersökt saken säger fyra av tio småföretagare att de brukar sköta administrationen från en annan plats än på kontoret. De kan fakturera, lägga beställningar och bokföra var de än befinner sig. Lika många säger att administration är den viktigaste arbetsprocessen att digitalisera.

– Den ökade flexibiliteten sparar en massa tid som du istället kan lägga på familj, vänner och dina intressen. Som småföretagare får du också större möjligheter att hitta nya kunder, öka försäljningen och konkurrera med större företag.

Med en digital närvaro kan du plötsligt nå ut till större marknader än tidigare. Handelsföretag kan exempelvis öka sin marknad genom att starta en webbshop.
Tjänsteföretag kan arbeta transparent med kunder på en marknad som bara begränsas av tillgången på stabil uppkoppling.
Webbplatser och sociala medier ökar synlighet och nåbarhet som kan resultera i nya affärsmöjligheter och en uppskalning av verksamheten.

– I dag finns det fantastiska verktyg som ger dig den efterlängtade kontrollen. Det finns många skäl att arbeta med effektiva verktyg – och det är inte heller så svårt att komma igång.

Om du arbetar mer digitalt blir resultatet att du tar kommandot över ditt företag, din arbetstid och att du kan sköta din verksamhet var du än befinner dig.

Börja smått och klokt – här är 5 viktiga steg

Bokför på webben

– Skaffar du ett program som Visma eEkonomi ger det dig tillgänglighet till ditt företags ekonomi, var du än befinner dig. Oavsett lösning så se till att leverantören har erfarenhet och kompetens för större lösningar om du vill ansluta nya smarta digitala lösningar till ditt bokföringsprogram.

Bankkoppling är A och O

– Om du har ett bokföringsprogram som du kan koppla ihop med ditt bankkonto ser du direkt när kundfakturorna är betalda och du får en överblick av företagets ekonomi. Det ger dig en fördel då du snabbt kan agera på händelser i ditt kassaflöde.

Hantera fakturor digitalt

– Hantera dina fakturor med minimal insats. Genom att jobba med digitala fakturor får du kontroll över dina flöden och är redo för nya krav som exempelvis lagen om e-faktura mot offentlig sektor. Med tjänsten Visma AutoInvoice skickar och tar du emot fakturor, direkt i Visma eEkonomi – även fysiska.

Lägg in papperskvitton

– Börja scanna eller fota av kvitton och lägg dem i ditt program så blir din bokföring och kvittohantering enklare. Du har även all information samlad digitalt vilket ger dig trygghet om något händer med dina fysiska kvitton.

Var redo inför deklarationen

– Eftersom du har all information och redovisning i ditt program – varför inte skaffa ett tillval så att du kan deklarera smidigt själv?
Det är snart dags!

3 tips när du ska välja system

1. Planera in tid.
Du behöver hitta rätt mjukvara för just dina behov. Många leverantörer har gratis prova på-perioder och erbjuder kom igång-hjälp. Nyttja det och var inte rädd för att fråga om råd.

2. Ta höjd för framtidssäkring.

Börja smått men se till att din leverantör har kompetens och lösningar för kommande behov. Det är också viktigt att leverantören kan garantera säker lagring av din data och att den finns kvar över tid.

3. Avdramatisera.
Se till så att alla är med på omställningen. Du kan exempelvis gå igenom nya system så att de har en koppling till föregående arbetssätt. Förståelse gör arbetet smidigare.

Fakta: Visma Spcs
I Sverige väljer flest småföretagare Visma Spcs för sin bokföring, fakturering och lönehantering.
Målet för Visma Spcs är att fler ska vilja och våga starta, driva och utveckla sina egna företag.

Läs mer om Visma Spcs produkter här: vismaspcs.se
Få fler tips om företagande: vismaspcs.se/ditt-foretagande
Digital företagare: vismaspcs.se/digital-foretagare

Digital strategi – därför kan du skippa den
Få mest nytta av din redovisningskonsult
20 års passion med Lexington