Riskerna med PDF-fakturor gör e-faktura till tryggaste valet
Att skicka fakturor som PDF eller i word-format kan kännas enkelt och invant. Men det kan också bli en fälla – både för dig som företagare och för dina kunder. Här går vi igenom tre risker med PDF-fakturor – och varför det är smartare med e-faktura.
Tips! Nyfiken på en smartare lösning för ditt företags fakturering? Här kan du läsa mer om Inexchange, som hjälper dig att skicka superproffsiga fakturor (och används av fler än 60 000 företag och organisationer).
Risk 1: Dina fakturor fastnar i spamfilter eller försvinner
Fakturor som skickas via e-post riskerar att:
- fastna i spamfilter
- hamna i fel inkorg
- glömmas bort, eller skrivas ut och förloras
Varför är e-fakturor bättre? Jo, e-fakturor levereras direkt in i mottagarens system. Du får en bekräftelse på att fakturan tagits emot, vilket ökar chanserna för att den betalas i tid. Statistik visar faktiskt att e-fakturor minskar betalningstiden med i snitt 5 dagar.
Risk 2: Du riskerar att utsättas för bluffakturor och bedrägerier
PDF-fakturor och pappersfakturor kan manipuleras på vägen eller till och med skapas av bedragare. Någon kan lägga in sina egna betalningsuppgifter i en faktura som ser äkta ut.
Fakturor som skickas ut som erbjudanden, men ser ut som betalningskrav, är en växande fälla för småföretag.
Varför är e-fakturor bättre? Med e-faktura (till exempel via Inexchange, som 60 000 företag har valt) minskar du risken för att ta emot falska fakturor.
Informationen är digital, strukturerad och skickas på ett säkert sätt direkt från avsändarens system till mottagarens fakturahantering. Fakturan passerar ingen inkorg eller skrivbord där bluffversioner ofta smyger sig in. Det är också lättare att verifiera avsändaren via till exempel Peppol-id (Läs mer om vad Peppol är här).
Risk 3: Du tappar tid och kontroll
PDF-fakturor kräver ofta manuell hantering, registrering och bokföring. Det ökar risken för fel, tar tid och blir därmed kostsamt. Dessutom försvårar det spårbarheten om du behöver gå tillbaka och kontrollera en betalning.
Varför är e-fakturor bättre?
- du slipper pappersarkiv
- du får automatiska påminnelser och matchning mot inköpsorder
- du får bättre statistik över utgifter och intäkter
Många sparar 5-10 minuter i hanteringstid per faktura, när de går över från PDF till e-faktura.
Tips! Nyfiken på en smartare lösning för ditt företags fakturering? Här kan du läsa mer om Inexchange, som hjälper dig att skicka superproffsiga fakturor (och används av fler än 60 000 företag och organisationer).
Vad är en e-faktura egentligen?
En e-faktura är en faktura som skickas i ett strukturerat digitalt format, och inte som en PDF eller bild. Den går att läsa av automatiskt av mottagarens system. E-fakturan möter även framtidens krav. Det blir allt viktigare att skicka och ta emot fakturaformat som uppfyller rekommenderad europeisk standard. Exempelvis Peppol BIS. Det är ett format skapat i EU:s regi och som också börjat breda ut sig i andra världsdelar.
Fördelarna med att byta till e-faktura
- Säkerhet: Minskar risken för fel och bedrägerier
- Effektivitet: Mindre manuell handpåläggning, bättre kassaflöde
- Miljövinst: Mindre papper, mindre utskrifter
- Automatisering: Allt från attestflöde till bokföring går att koppla på
- Besparingar: Lägre pris, inget slöseri med tid.
Hur kommer mitt företag igång med e-faktura?
Kanske har ditt ekonomisystem redan stöd för e-faktura? Annars är ett riktigt bra alternativ att testa Inexchange. Här kan du läsa mer om Inexchange, som hjälper dig att skicka superproffsiga fakturor (och används av fler än 60 000 företag och organisationer).
Om Inexchange
Mer än 60 000 företag effektiviserar sin ekonomihantering med Inexchange. Här hanteras miljontals fakturor varje vecka, snabbt och säkert. Välj en miljövänlig väg till ett papperslöst kontor.
60 000 anslutna företag
Många användare är en kvalitetsgaranti. För det betyder att förtroendet är högt. Alla uppskattar tjänster man kan lita på.
Miljontals fakturor varje vecka
Fakturaleveranser behöver löpa via tillförlitliga system. Inexchange handskas varje vecka med miljonvolymer. Säkert och tryggt.
Hållbart och miljövänligt
Genom att skicka och ta emot fakturor och andra affärsdokument elektroniskt hjälps vi åt att minska miljöpåverkan.
